Bulletproof guide til opstart af nye projekter

Hvad end du er selvstændig, projektleder eller ansat i en virksomhed vil din virkelighed ofte være, at nye initiativer og projekter starter op flere gange årligt i dit professionelle liv. Her får du en guide til, hvordan man bedst muligt sikrer sig, at projektet bliver succesfuldt. En afgørende ting er, at stille de rigtige spørgsmål inden projektet starter.

Som I nok ved, så har jeg startet en håndfuld virksomheder og også solgt flere af dem igen. Hvad I nok ikke ved, så har der også været MANGE andre forskellige projekter, som aldrig blev til det helt store. Nogle af dem kunne måske nok være blevet mere succesfulde med den rigtige styring. Ikke at jeg har nogle klager. Jeg har nok haft de succeser og fiaskoer, jeg skulle have – dem jeg har fortjent. Men udover en god idé og et godt team, så er det også altafgørende, at man fra start får sat den rigtige kurs, når man starter på et nyt projekt. Og som årene er gået, og jeg efterhånden har fået en del erfaringer, så er jeg også blevet ret skarp på, hvad formlen til succes er. Og den vil jeg gerne dele med jer.

Formlen gælder bestemt ikke kun, hvis man starter en ny virksomhed. Det gælder også, hvis man starter et nyt projekt inde i en allerede eksisterende virksomhed. På mange måder kan man egentlig godt anskue en halvårlig implementering af en nyt IT-system i en stor virksomhed som en form for iværksætteri. Det er i hvert fald mange af de samme dynamikker, der er afgørende for succes.

Jeg har arbejdet rigtigt meget med salg gennem tiden. Én af vejene til at få succes med salg er ved at stille en masse spørgsmål. En fordom om sælgere er, at de snakker hele tiden. Men de dygtige sælgere snakker typisk ikke mere end kunden. De stiller spørgsmål for at blive klogere på kundens behov. På den måde kan de se, hvordan de bedst kan hjælpe kunden, og de finder også ud af hvilke knapper, de skal trykke på, når salget skal laves.

Spørgsmål er også altafgørende, hvis man skal have succes med et projekt. Er det et projekt i en virksomhed, så skal du vide, hvor dine chefer er, hvad angår målsætninger, værdier, tidshorisonter, hvor meget de selv er inde over processen, hvor meget frihed du har osv.

Fordelene ved at stille spørgsmål inden projektstart

– Beslutninger tages på et bedre grundlag.

I virkeligheden er det lidt en klassisk faldgrube både i virksomhedsregi og privat – vi tager alt for mange af vores beslutninger på et aaalt for uoplyst grundlag. Som regel er det bedre at blive i det som journalister kalder “åben modus” (inden de beslutter sig for deres vinkel) i en ekstra time – nogle gange i yderligere fem timer, inden man tager den endelige beslutning for, hvilken vej man skal gå. Man kan sammenligne det lidt med et skib. Hvis kursen er et par procenter forkert, så bemærker man det måske ikke de første dage. Men efter en måned med en kurs, der er bare lidt forkert kan man ende Columbia, selvom planen var at ramme Californien.

– Man får styr på de forventninger, man har til hinanden.

Hold nu op, hvor er mange fiaskoer og mange diskussioner blevet til pga. manglende forventningsafstemning i det team, man har. Derudover er det selvfølgelig også vigtigt at afstemme med chefer og hvem der ellers har interesse i projektets succes.

– Man mindsker forvirring.

Ting går bare langsommere, hvis folk ikke er 100 procent klar over, hvad de skal. Det medfører tøven og i sidste ende fører det til
overspringshandlinger.

– Styr på workflow.

Hvis man som team skal have succes med et projekt, så er det ofte vigtigt, at de rigtige handlinger bliver udført i de rigtige sekvenser. Kalibreringen af de handlinger skal man så vidt muligt have styr på fra start. Igen opnås det bedst ved at stille spørgsmål, inden man går i gang.

– At man står til regnskab overfor hinanden.

Én af fordelene ved at være flere i et team er, at man kan stå til regnskab over for hinanden. Det handler nemlig ikke kun om forventningsafstemning. Det handler i allerhøjeste grad også om motivation. Hvis alle er helt klar over, hvad alle laver, så er der ingen, der har lyst til at skuffe de andre. Snarere kan det skabe enorm motivation hos mange, at de har muligheden for at fremstå som en succes.

– Du sikrer dig, at du har alt, hvad du har brug for, inden start.

At sikre sig at man har de rigtige ressourcer inden start er en kæmpe fordel. Det kan være alt fra viden, mandskab, programmer, udstyr osv.

De 10 vigtigste spørgsmål at stille inden projektet starter

1. Hvad er de vigtigste målsætninger for projektet?

Det er næsten en no brainer. Men alligevel fejler overraskende mange, når det kommer til at ‘aligne’ målsætningerne for et givent projekt eller et startup. Klart definerede mål gør det nemmere at identificere de enkelte steps på vej hen til målet, så du kan planlægge og eksekvere dem.

2. Hvad er tidsplanen for projektet?

Klare (tids)linier gør det nemmere at organisere arbejdet, så du lettere kan nå de delmål, der er sat undervejs. Er man mange inde over projektet, kan man også risikere, at en afdeling ikke kan komme videre før en anden er færdig. Derfor skal der også en dato på de forskellige mål og delmål.

3. Hvad er de største forhindringer for, at projektet bliver en succes?

Hvis man allerede kan identificere mange af forhindringerne på vej mod en succes er man nået langt. Der vil også støde problemer til undervejs – det gør der altid. Men ofte kan man faktisk bringe mange af dem frem i lyset fra start.

4. Hvad er de største aktiver i projektet?

Hvem eller hvad kan hjælpe dig med at gøre projektet succesfuldt? Taler vi om menneskelige ressourcer kan det være en kollega. Og vær ikke bange for at række ud til folk, du måske ikke kender så godt. Er det et startup, så kan det måske være langt ude i dit netværk. Og du kan også prøve at række ud til nogen, du ikke kender i forvejen. Ofte vil iværksættere gerne hjælpe hinanden. Et aktiv kan selvfølgelig også være teknologisk eller andet.

5. Hvor meget frihed har du?

Nogle chefer giver ret stor frihed – andre vil gerne være inde over alt. Det er ret essentielt at få afklaret fra start, så du ikke konstant kommer i tvivl og ender med at spørge chefen hele tiden. Eller spørge hende/ham for lidt. Er man i et lille startup glider kommunikationen ofte lidt lettere. Men det er stadig vigtigt at få afklaret imellem jer, hvad I kan og ikke kan.

6. Hvad er den personlige passion for det her projekt?

Taler du direkte med ejeren af firmaet er der ofte én eller anden passion, som kan være god at få bragt frem i lyset, da det kan ‘smitte’ af på dig selv og andre og øge motivationen. Men selv mellemledere kan stadig godt have en særlig personlig passion for et projekt. Er I selvstændige giver det lidt sig selv, at man taler om passionen, inden man går i gang.

7. Køres der med en stram deadline?

Nogle gange gør man, andre gange ikke. Ikke at have en stram deadline kan nogle gange resultere i, at ting, der skulle tage seks måneder ender med at tage et år. Men det kan alligevel være rart at vide, om du har mulighed for at tage nye initiativer undervejs, hvis høj kvalitet vægtes højere end at blive færdig på et bestemt dato. Pas dog på, at det ikke bliver en glidebane.

8. Hvad er den primære kommunikationskanal

Meget kan gå galt eller i hvert fald gå langsomt ved, at man kommunikerer sporadisk på flere forskellige kanaler. Man ser indimellem, at der bliver kommunikeret på to forskellige e-mails, Slack, Trello, SMS, private apps osv. Hold jer til én. Jeg synes, Slack er fremragende. Det samme gælder med jeres online møder. Beslut jer for fra start, om det er Google Meet, Teams eller Zoom.

9. Hvad er de vigtigste områder af projektet?

At have helt styr på de vigtigste prioriteringer er essentielt. For mange projekter og startups løber ud i sandet, fordi folk bruger halvdelen af deres tid på ting, der måske ikke flytter det store. Find ind til det mest essentielle og brug mest af din tid på det. Sørg for at fordel opgaverne i teamet, så opgaverne passer til folks respektive styrker.

10. Hvem er de forskellige interessenter?

Hvilke personer har interesse i og indflydelse på, at projektet bliver en succes? Er der investorer inde over også?

11. Hvad var udfordringerne ved sidste projekt?

Måske har du været en del af et lignende projekt før? Hvad var udfordringerne dengang? Det kan både være relateret til selve naturen i projektet, men det kan også være udfordringer i teamet. Det kan både været relateret til kompetencer i teamet eller udfordringer med samarbejdet. Er det det sidste, skal du selvfølgelig gå direkte til personen snarere end at tage den i plenum. Er du selvstændig, så er der sikkert en stor chance for, at du har prøvet lignende ting før. Hvad var dine egne shortcomings dengang? Sandsynligheden for, at du løber panden mod en lignende mur er nok ret stor. Vær ærlig overfor dig selv.

‍

Jeg håber, ovenstående er en hjælp, når du fremover går ind i nye projekter.

Bh.

Mike Radoor